Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere (kandidaat-)huurder, koper of verhuurder (eigenaar) van Woonmaatschappij Thuiswest met maatschappelijke zetel te 8800 Roeselare, Groenestraat 224, ondernemingsnummer BE0405.553.535

De specifieke privacyverklaringen per doelgroep vind je onderaan de pagina. 

1. Wie zijn wij ? 

Woonmaatschappij Thuiswest (hierna Thuiswest) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens opgesomd in deze privacyverklaring. Thuiswest heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (afgekort DPO) die Thuiswest adviseert inzake de verwerking van persoonsgegevens.

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze Privacyverklaring kan u Thuiswest contacteren via:

• Telefoon: 051/23.35.00
• E-mail: info@thuiswest.be
• Adres: Groenestraat 224, 8800 Roeselare
• Website: www.thuiswest.be
• Ondernemingsnummer: BE0405.553.535
• Contactgegevens DPO: CRANIUM Belgium - privacy@thuiswest.be

2. Waarom hebben wij een privacyverklaring ?

Vanwege de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Om ervoor te zorgen dat jouw gegevens worden beschermd en alleen worden gebruikt waar nodig, verbinden wij ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven, inclusief de privacywet ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation), of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in voege ging.

3. Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende partijen:

Iedere gebruiker van de website www.thuiswest.be en al haar sub-sites (hierna ”Website”) aangeboden door Thuiswest. Thuiswest is eigenaar en beheerder van de Website.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over jou die we verwerken via onze Website.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we van jou?

Via formulieren op onze website:

• Identificatiegegevens (naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit)
• Adres- en contactgegevens
• E-mailadres
• Klantnummer/huurdersnummer
• Samenstelling gezin/burgerlijke staat
• Inkomen
• Cv
• Overige communicatie : de communicatie die je ons via de contactformulieren meegeeft
  
  

9. Met wie delen we jouw persoonsgegevens ?

Jouw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven ter uitvoering van een overeenkomst die je hebt met Thuiswest bij wettelijke verplichting of met jouw toestemming. Thuiswest let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie Thuiswest jouw persoonsgegevens deelt, kan je terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Thuiswest.

Wanneer Thuiswest uw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol1 tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen met Wonen in Vlaanderen :

• Protocol CIR (Centraal Inschrijvingsregister)
• Protocol CWR (Centraal Woningregister)
  
  

Deze beide protocollen zijn gepubliceerd op deze website.

Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie Thuiswest bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als Thuiswest. Thuiswest zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.

10. Wat zijn jouw rechten?

De GDPR voorziet voor jou een aantal rechten die, binnen bepaalde voorwaarden, kunnen worden ingeroepen. Hieronder vind je een opsomming hiervan met een korte toelichting. Je kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met Thuiswest via:

• E-mail: privacy@thuiswest.be
• Adres: Groenestraat 224, 8800 Roeselare

10.1. Recht van inzage

Recht van inzage betekent eerst en vooral dat we jou moeten informeren over wat er met jouw gegevens gebeurt en dat we jouw rechten moeten beschrijven. Daarnaast moeten we jou op jouw aanvraag een kopie van jouw persoonsgegevens bezorgen. Je ontvangt een exemplaar op eenvoudig verzoek via een van de bovengenoemde kanalen. Om de identiteit van de persoon die om toegang tot zijn gegevens verzoekt te verifiëren, vragen wij om een bewijs van uw identiteit. Indien wij twijfels hebben over jouw identiteit zullen wij pas een handeling stellen nadat wij jouw identiteit hebben kunnen bevestigen.

We zullen jou de informatie per e-mail toesturen mits jouw voorafgaand akkoord hierover, zo niet zullen wij jou de informatie per post toesturen. Thuiswest kan een administratieve vergoeding aanrekenen.

Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonsgegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als jouw persoonsgegevens. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen jou altijd informeren als we niet binnen een maand aan het verzoek kunnen voldoen.

10.2. Recht op verbetering

Als we in het bezit zijn van onjuiste of onvolledige gegevens, zullen we dit op eenvoudig verzoek aanpassen. In het geval dat we zelf vermoeden dat jouw gegevens niet langer up-to-date zijn, kunnen we contact met jou opnemen om dit te verifiëren. Dit impliceert mogelijks dat we jou zullen uitnodigen om uw identiteitskaart uit te lezen in ons kantoor.

10.3 Recht om te worden vergeten

Je hebt het recht om jouw gegevens te laten wissen. Wanneer je aan één van de onderstaande criteria voldoet, zullen we jouw gegevens verwijderen.

Omstandigheden wanneer wij uw gegevens kunnen verwijderen:

• We verwerken jouw gegevens niet meer voor het oorspronkelijk doel of hebben deze niet langer nodig
• Je trekt jouw toestemming voor verwerking in voor een verwerking die uitsluitend op toestemming was gebaseerd
• Je hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie 1.7)
• Jouw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt
• Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen
• Jouw gegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

Indien er een specifieke situatie is waarbij deze verwijdering niet kan worden uitgevoerd, zullen we dit aan jou melden. De redenen om niet aan jouw verzoek te kunnen voldoen, zijn één van de volgende:

• Voor naleving van een wettelijke verplichting of in functie van het algemeen belang
• Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG
• Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims
• Om redenen van volksgezondheid
• Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert

10.4. Recht op beperking van verwerking

Je hebt te allen tijde het recht om de verwerking van jouw gegevens te beperken. We zullen de verwerking stopzetten in het geval dat

• We in het bezit zijn van onjuiste gegevens. We zullen doorgaan met verwerken nadat we de juistheid van jouw gegevens hebben gecontroleerd en deze hebben gecorrigeerd
• Wanneer onze verwerking als onwettig wordt beschouwd en je deze verwerking wil beperken
• Indien we jouw gegevens niet langer nodig hebben, maar deze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van jouw juridische claims. Indien je deze niet meer nodig hebt voor de juridische claims zullen deze verwijderd worden
• Je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie 1.7) tot dat de vraag is opgehelderd

Wanneer de beperking van verwerking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we jou de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.

Om door te gaan met het verwerken van jouw persoonsgegevens, moeten we de juistheid ervan verifiëren of controleren of we andere juridische gronden voor verwerking hebben. De verwerking van jouw persoonsgegevens zal beperkt zijn totdat de vraag is opgehelderd. Als we besluiten de behandeling voort te zetten, zullen we jou informeren voordat de beperking wordt opgeheven.

10.5. Recht op kennisgeving

Wanneer je beroep doet op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen jou op jouw verzoek informeren over die ontvangers.

10.6. Recht op data-portabiliteit

Alle gegevens die je ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming of op basis van contractuele voorwaarden, en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar jou of een andere verwerkingsverantwoordelijke (indien technisch mogelijk) in “leesbaar formaat” verzonden.

10.7. Recht op bezwaar

Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van het uitvoeren van een taak van algemeen belang, kan u bezwaar aantekenen. We zullen jouw bezwaar onderzoeken en op de hoogte brengen van de resultaten. We kunnen jouw persoonsgegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.

11. Kan je jouw toestemming intrekken?

Ja, op elk moment kanje jouw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken, indien deze verwerking op jouw toestemming is gebaseerd. Echter als er een wettelijke of contractuele reden is voor het verwerken van jouw gegevens, zullen we jouw gegevens om deze reden nog steeds verwerken. Tevens mag de intrekking van jouw toestemming niet worden gebruikt om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als je jouw toestemming intrekt, werkt deze intrekking alleen naar de toekomst toe en worden alle eerdere verwerking als legaal beschouwd.

Je kan jouw toestemming intrekken door ons te contacteren via :

• E-mail: privacy@thuiswest.be
• Adres : Groenestraat 224, 8800 Roeselare

13. Wijzigingen in ons beleid

Deze Privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 14/10/2024. We behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Met uitzondering van kleine wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen van elke wijziging die een impact heeft op uw situatie.

14. Specifieke privacyverklaringen per doelgroep

• Privacyverklaring (kandidaat-) huurders
• Privacyverklaring (kandidaat-) kopers
• Privacyverklaring verhuurders